Firma elettronica semplice. Il modo più facile di firmare, ogni giorno.

La legge svizzera e quella europea riconoscono tre diversi tipi di firme elettroniche.

Le aziende possono finalmente dire addio alla carta per i propri processi di lavoro firmando qualunque tipo di documento elettronicamente. Le operazioni importanti, come ad esempio la firma di un contratto di affitto, diventano più semplici, significativamente più veloci e decisamente più convenienti.

Una firma non è altro che una firma, ma allora perché la legge definisce tre diversi tipi di firma elettronica? Il governo sta forse cercando di rendere nuovamente complicate le cose? Assolutamente no. Anche il mondo delle scartoffie cartacee è soggetto a diversi requisiti legali per le procedure di firma. Per rendere materialmente applicabili le firme elettroniche, il parlamento ha definito tre diverse forme di firma secondo la legge corrispondente, nota con l’altisonante nome di ZertES. Nello specifico sono la firma elettronica semplice (FES), la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (FES).

La firma elettronica semplice

La firma elettronica semplice è, come dice il nome stesso, semplice. Potresti persino creartela in totale autonomia, per esempio scansionando la tua firma autografa e inserendola nello spazio designato in un PDF, o digitando direttamente il tuo nome in un’e-mail. Tuttavia, il suo livello di sicurezza non è elevato perché il destinatario del documento non potrà essere al 100% sicuro che la firma sia effettivamente della persona che sostiene di averla apposta. E non potrà nemmeno verificare se quella stessa persona dispone del diritto di firma (per esempio per conto di un’azienda) o se il documento sottoscritto sia persino autentico. Tuttavia, può essere utilizzata per tutti i tipi di contratti che non richiedono una forma di firma specifica, e ciò vale nella maggior parte dei casi.

Ciononostante, non vale la pena di creare una firma manualmente. Le app e i servizi come DeepSign e DeepID offrono ai dipendenti delle aziende modi semplici per registrare e verificare la propria identità, permettendogli al contempo di creare firme digitali a un prezzo molto competitivo. Tutto ciò porta con sé notevoli vantaggi. I documenti firmati con una FES riportano una marca temporale che permette ai destinatari di sapere esattamente quando il documento è stato creato. Inoltre, l’indirizzo e-mail del firmatario viene registrato durante il processo di firma.

In quali casi è sufficiente una firma elettronica semplice?

La firma elettronica semplice è sufficiente nella maggior parte dei contratti del settore privato, nello specifico nei casi in cui né la legge né un accordo tra le parti preveda esplicitamente una forma scritta o un’autentica notarile. Per esempio, i contratti di assunzione o di affitto possono essere finalizzati verbalmente. Tuttavia, i contratti di apprendistato, che nascono per tutelare gli apprendisti, non possono essere conclusi verbalmente. Devono essere finalizzati per iscritto, proprio come i contratti di assunzione, i quali includono disposizioni che richiedono un accordo scritto.

I contratti di affitto a lungo termine o a tempo indeterminato, invece, sono così importanti che la maggior parte dei proprietari e affittuari sceglie, con frequenza sempre maggiore, la firma elettronica qualificata. Scopri di più su questo argomento nel nostro articolo sulla firma elettronica qualificata.

Per i contratti di acquisto standard, le conferme d’ordine, le offerte, i contratti di servizi, e molto altro, la firma elettronica semplice rappresenta uno strumento efficiente che crea il livello di fiducia ottimale.

Efficienza maggiorata

I vantaggi della firma elettronica semplice sono evidenti. Non avrai più bisogno di stampare e scansionare i tuoi documenti per trasmetterli firmati. Le aziende possono creare procedure interne agevolate per le firme che semplificano e snelliscono i flussi di lavoro, ad esempio per offerte, conferme d’ordine e fatture.

Sono due i fattori che aumentano significativamente il livello di efficienza dei flussi con firme digitali. Ad esempio la firma elettronica DeepSign è integrata in molte applicazioni aziendali, permettendo agli utenti di firmare i documenti direttamente da programmi come Outlook, Gmail, Word, Excel, ecc. In secondo luogo, l’app DeepSign, disponibile per iOS o Android, ti permette di firmare un documento dove e quando vuoi. Questo è un aspetto particolarmente importante nelle aziende in cui solo pochi individui sono autorizzati a firmare documenti di una certa rilevanza. Per esempio, un dirigente molto impegnato può rivedere e firmare documenti mentre fa ritorno a casa in treno dopo una riunione importante.