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La signature électronique simple - une signature pour tous les jours

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Les législations suisse et européenne reconnaissent trois différents types de signature électronique.

Les entreprises peuvent enfin dire adieu au papier dans tous leurs processus, en signant tous leurs documents électroniquement. Les transactions importantes, telles que la signature d’un contrat de location, deviennent plus simples, nettement plus rapides et réellement plus pratiques.

Une signature n’est rien d’autre qu’une signature ; pourquoi alors la loi définit-elle trois différents types de signature électronique (ou de signature en général) ? Le gouvernement cherche-t-il à compliquer à nouveau la situation ? Absolument pas. Le monde de la paperasse est également soumis à diverses exigences légales en matière de procédures de signature. Afin de rendre les signatures électroniques matériellement applicables, le Parlement a défini trois formes différentes de signatures, selon la loi correspondante, connue sous le nom pompeux de ZertES. Il s’agit plus précisément de la signature électronique simple (SES), de la signature électronique avancée (SEA) et de la signature électronique qualifiée (SEQ).

La signature électronique simple

La signature électronique simple est, comme son nom l’indique, simple. Vous pouvez même la créer vous-même, par exemple en scannant votre signature manuscrite et en l’insérant dans l’espace prévu à cet effet dans un PDF, ou en tapant votre nom directement dans un courrier électronique. Cependant, son niveau de sécurité est bas car le destinataire du document ne peut pas être sûr à 100 % que la signature appartient bien à la personne qui prétend l’avoir apposée. Il ne pourra pas non plus vérifier si cette même personne a le pouvoir de signer (par exemple au nom d’une société) ou si le document signé est même authentique. Cependant, elle peut être utilisée pour tous les types de contrats n’exigeant pas de forme spécifique de signature, ce qui est vrai dans la plupart des cas.

Néanmoins, il n’est pas utile de créer une signature manuellement. Des applications et des services tels que DeepSign et DeepID offrent aux employés des entreprises des moyens simples d’enregistrer et de vérifier leur identité, tout en leur permettant de créer des signatures numériques à un prix très compétitif. Cela présente des avantages considérables. Les documents signés avec une SES comportent un horodatage qui permet aux destinataires de savoir exactement quand le document a été créé. En outre, l’adresse électronique du signataire est enregistrée au cours du processus de signature.

Dans quels cas une simple signature électronique suffit-elle ?
La signature électronique simple est suffisante dans la plupart des contrats du secteur privé, en particulier dans les cas où ni la loi ni un accord entre les parties n’exigent explicitement une forme écrite ou un acte notarié. Par exemple, les contrats de travail ou de location peuvent être conclus oralement. Cependant, les contrats d’apprentissage, qui ont pour finalité de protéger les apprentis, ne peuvent pas être conclus oralement. Ils doivent être finalisés par écrit, tout comme les contrats de travail qui comportent des dispositions exigeant un accord écrit.

Les contrats de location à long terme ou à durée indéterminée, en revanche, sont si importants que la plupart des propriétaires et des locataires optent de plus en plus pour la signature électronique qualifiée. Découvrez-en plus à ce sujet dans notre article sur la signature électronique qualifiée.

Pour les contrats d’achat standard, les confirmations de commande, les offres, les contrats de service et bien plus encore, la signature électronique simple est un outil efficace créant un niveau de confiance optimal.

Efficacité accrue

Les avantages de la signature électronique simple sont évidents. Vous n’avez plus besoin d’imprimer et de numériser vos documents pour faire naître la confiance lors du processus de signature. Les entreprises peuvent créer des procédures internes facilitées pour les signatures qui simplifient et rationalisent les flux de travail, par exemple pour les offres, les confirmations de commande et les factures.

Deux facteurs augmentent considérablement le niveau d’efficacité des flux signés numériquement. Tout d’abord, les signatures électroniques sont intégrées dans de nombreuses applications professionnelles, ce qui permet aux utilisateurs de signer des documents directement à partir de programmes tels que Outlook, Gmail, Word, Excel, etc. Ensuite, l’application DeepSign dédiée, disponible pour iOS ou Android, permet de signer un document en tout lieu et à tout moment. Ceci est déterminant dans les entreprises où seules quelques personnes sont autorisées à signer des documents d’une certaine importance. Par exemple, un cadre très occupé peut réviser et signer des documents pendant qu’il rentre chez lui en train après une réunion importante.

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