Die Einfach Elektronische Signatur – die Unterschrift für den Alltag
Share on
Schweizer und europäische Gesetze sehen drei unterschiedliche Versionen von elektronischen Unterschriften vor.
Indem Dokumente aller Art elektronisch unterschrieben werden, können Firmen endlich ihre Prozesse durchgehend papierlos gestalten. Wichtige Prozesse, zum Beispiel das Abschliessen eines Mietvertrags, werden damit einfacher, wesentlich schneller und letztlich auch günstiger.
Eine Unterschrift ist eine Unterschrift. Warum also sind im Gesetz drei verschiedene elektronische Signaturen (sprich Unterschriften) definiert? Will es der Staat wieder einmal besonders kompliziert machen? Nein. Denn auch in der Papierwelt gibt es verschiedene Formvorschriften für Unterschriften. Um elektronische Signaturen in der Praxis anwendbar zu machen, hat das Parlament im entsprechenden Gesetz mit dem sperrigen Namen ZertES drei verschiedene Formen definiert: Die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Die einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur ist tatsächlich einfach. Man könnte sie sich auch selbst basteln. Zum Beispiel, indem man seine eigene Unterschrift einscannt und auf dem dafür vorgesehenen Feld in ein PDF einfügt. Oder indem man einfach seinen Namen in eine E-Mail schreibt. Sie bietet wenig Sicherheit, denn der Empfänger eines solchen Dokuments, weiss weder sicher, ob die Unterschrift wirklich von jener Person stammt, die sie zu sein vorgibt. Und sie kann auch nicht überprüfen, ob die Person berechtigt ist, diese Unterschrift (zum Beispiel für eine Firma) zu leisten und ob das Dokument, das unterschrieben wurde, überhaupt echt ist. Trotzdem kann sie für alle Formen von Vereinbarungen verwendet werden, für die keine Form vorgeschrieben ist. Und das sind die meisten.
Doch Basteln lohnt sich nicht. Apps und Services wie DeepSign und DeepID bieten einfache Möglichkeiten, wie sich Mitarbeitende einer Firma registrieren und identifizieren und für wenig Geld digitale Signaturen erstellen können. Das hat wesentliche Vorteile: Mit einer EES unterschriebene Dokumente haben einen Zeitstempel, Empfänger wissen also, wann ein Dokument entstanden ist. Zudem wurde bei der Signatur mindestens die E-Mail-Adresse angegeben.
Wann genügt die einfache digitale Signatur?
Die einfache elektronische Signatur genügt für die meisten privatwirtschaftlich abgeschlossenen Verträge, nämlich überall dort, wo weder das Gesetz noch eine Parteivereinbarung zwingend Schriftlichkeit oder gar die Beglaubigung einer Unterschrift durch einen Notar vorschreibt. Arbeits- und Mietverträge zum Beispiel können auch mündlich abgeschlossen werden. Lehrverträge – zum Schutz der Lehrlinge – allerdings nicht. Sie müssen schriftlich abgeschlossen werden, genauso wie Arbeitsverträge, die Regelungen enthalten, die einer schriftlichen Abrede bedürfen.
Langfristige und unbefristete Mietverträge sind allerdings so wichtig, dass die meisten Vermieter ebenso wie die Mietenden zunehmend eine qualifizierte elektronische Unterschrift vorziehen. Mehr darüber lesen Sie in unserem Artikel über die qualifizierte elektronische Signatur.
Aber für normale Kaufverträge, Auftragsbestätigungen, Offerten, Dienstleistungsverträge und vieles mehr ist die einfache digitale Signatur ein effizientes Mittel, das genügend Vertrauen schafft.
Massiv erhöhte Effizienz
Die Vorteile der Verwendung von einfachen elektronischen Signaturen liegen auf der Hand. Will man Vertrauen schaffen, indem man Dokumente unterschreibt, müssen sie nicht mehr gedruckt und gescannt werden. Firmenintern kann man rationelle Prozesse für Signaturen – zum Beispiel für Offerten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen designen, die den Arbeitsfluss vereinfachen und beschleunigen.
Wirklich effizient wird das Arbeiten mit digitalen Signaturen durch zwei Aspekte. DeepSign zum Beispiel ist in viele Business-Anwendungen integriert und man kann Dokumente direkt aus Büroanwendungen wie Outlook, Gmail, Word, Excel etc. signieren. Zum anderen gibt es eine DeepSign Smartphone App für iOS oder Android, mit der man Dokumente jederzeit und überall signieren kann. Das ist wichtig in Firmen, in denen nur bestimmte Menschen für gewisse wichtige Dokumente unterschriftsberechtigt sind. So kann die vielbeschäftigte Managerin auf der Heimreise vom wichtigen Meeting im Zug die zu unterschreibenden Dokumente durchsehen und unterschreiben.
